materi rapat

RAPAT

A.  Pengertian Rapat

Dalam kehidupan sehari-hari kita sering melakukan pertemuan baik itu bersifat formal maupun informal. Pertemuan ini disebut juga komunikasi kelompok. Bentuk –bentuk komunikasi kelompok/pertemuan adalah sebagai berikut:

1.      Konferensi   : rapat antarnegara.

2.      Kongres       : rapat oleh organisasi politik.

3.      Seminar       : rapat yang membicarakan masalah dalam  mencapai keseragaman pendapat.

4.      Simposium    : rapat yang mendiskusikan masalah

5.      Diskusi        : rapat dalam bentuk pertukaran rapat.

6.      Lokakarya    : rapat untuk membicarakan masalah dalam perwujudan suatu kehendak atau maksud.

7.      Muktamar    : rapat atau musyawarah yang diselenggarakan oleh organisasi islam.

8.      Kampanye     : rapat akbar/umum yang bertujuan mencari dukungan.

9.      Rapat           : pertemuan antara anggotanya di lingkungan organisasinya sendiri,untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

B.  Jenis-jenis rapat

1.  Berdasarkan tujuan:

a.    Rapat penjelasan

bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat mengenai kebijakan yang telah diambil oleh pimpinan organisasi. Misalnya adanya prosedur kerja baru,aturan baru dan lain sebagainya.

b.    Rapat pemecahan masalah

          bertujuan untuk mencari pemecahan masalah yang sedang dihadapi.

c.    Rapat Perundingan

diadakan karena ada dua pihak yang berkepentingan,apabila tidak dirundingkan dapat mengakibatkan timbulnya perselisihan.

2.  Berdasarkan sifatnya

a.    Rapat formal

          rapat yang diadakan secara resmi dan formal.

b.    Rapat informal

rapat yang diadakan tanpa teprogram dan tidak berdasarkan suatu perencanaan formal.

c.    Rapat terbuka

          rapat yang jumlah pesertanya tidak terbatas.

          (jumpa pers)

d.    Rapat tertutup

rapat yang hanya dihadiri oleh undangan saja dan masalah yang dibicarakan bersifat rahasia.

3.  Berdasarkan frekuensinya

a.    Rapat rutin

           rapat yang terprogram dan telah ditentukan  waktunya.

b.    Rapat insidental

 rapat yang tidak berdasarkan jadwal,tergantung pada masalah yang sedang dihadapi. 

4.  Berdasarkan jangka waktunya

a.    Rapat mingguan.

b.    Rapat bulanan.

c.    Rapat semesteran.

d.    Rapat tahunan.

C.  Persyaratan rapat

Suatu rapat dapat dikatakan baik apabila telah memenuhi beberapa persyaratan sebagai berikut:

1.  Suasana terbuka

          Semua peserta dapat menerima informasi yang datang dari siapa pun secara objektif dan tidak apriori. Suasana yang terbuka dapat membangkitkan rasa persahabatan,kerjasama yang tinggi di antara peserta rapat,sehingga rapat dapat berjalan lancar,tidak kaku dan dapat memberikan dorongan kepada peserta rapat untuk berpartisipasi lebih aktif.

2.  Tiap peserta berpartisipasi aktif

          Rapat dikatakan berhasil apabila setiap peserta rapat dapat menggunakan haknya untuk bertanya,mengeluarkan pendapat ,gagasan,ide,saran dan dapat menjadi pendengar yang baik pula.

3.  Ada bimbingan dan pengawasan

          pimpinan rapat hendaknya selalu memberikan bimbingan dan arahan sehingga rapat dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan dan mempunyai hasil seperti yang diharapkan.

4.  Menghindari perdebatan

          tujuan rapat bukan terletak pada kalah dan menang dalam mengemukakan argumen,tetapi mencari jalan keluar dari permasalahan yang dihadapi,oleh karena itu pendapat yang diberikan peserta hendaknya bersifat mencari solusi bukan berdasarkan menang dan kalah.

5.  Pertanyaan yang dikemukakan hendaknya jelas

          pertanyaaan sebaiknya singkat,padat ,jelas dan sistematis. Sehingga mudah dimengerti dan ditanggapi dengan baik.

6.  Menghindari terjadinya monopoli

          Tidak ada monopoli pembicaraan dalam rapat . Semua peserta rapat mempunyai hak yang sama dalam mengemukakan pendapat . Dalam hal ini peran pemimpin rapat sangat besar dalam mengarahkan jalannya rapat.

7.  Adanya kesimpulan/keputusan

          Suatu rapat dikatakan baik bukan karena memakan waktu yang lama,tetapi rapat yang baik adalah rapat yang dapat menghasilkan keputusan atau kesimpulan,meskipun waktu yang digunakan singkat.

D. Persiapan rapat

Persiapan yang dilakukan antara rapat yang satu dengan rapat yang lain mungkin berbeda-beda,tergantung jenis rapat,sifat rapat dan kepentingan rapat tersebut. Banyak faktor yang mempengaruhi jenis persiapan rapat yang perlu dilakukan. Misalnya rapat dinas/kerja tentu persiapan yang dilakukan berbeda dengan rapat yang kapasitasnya lebih besar seperti rapat akbar atau muktamar. Secara umum persiapan yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan rapat,meliputi:

1.  Undangan Rapat

          Surat undangan adalah surat yang dibuat untuk mengharapkan kehadiran seseorang atau sekelompok orang dalam suatu acara atau kegiatan tertentu. Kegiatan dalam hal ini dapat berupa rapat,seminar,diskusi,atau pertemuan formal lainnya.

Berdasarkan derajat kepentingannya,undangan dapat dibedakan menjadi 3 macam,yaitu undangan resmi,undangan tidak resmi,dan undangan setengah resmi. Undangan resmi digunakan untuk keperluan resmi,misalnya undangan rapat suatu organisasi,undangan untuk mengikuti upacara kenegaraan,undangan pelantikan pejabat dan lain sebagainya.

Undangan resmi mempunyai 4 ciri:

a.    Memakai kepala surat

b.    Memakai modal atau bentuk surat yang standar

c.    Menggunakan kertas yang khusus untuk surat menyurat

d.    Menggunakan bahasa yang baku dan resmi

          Undangan setengah resmi digunakan untuk keperluan setengah resmi,misalnya undangan perkawinan,rapat keluarga,syukuran.

Ciri undangan setengah resmi adalah sebagai berikut:

a.    Tidak menggunakan kepala surat.

b.    Model atau bentuk suratnya tidak boleh standar.

c.    Boleh menggunakan bahasa campuran(tidak harus bahasa resmi).

d.    Menggunakan kertas yang lazim digunakan untuk surat menyurat.

Undangan tidak resmi adalah undangan yang dibuat untuk kepentingan pribadi,misalnya undangan ulangtahun. Penggunaan bahasa,kertas,susunan,bentuk surat lebih bebas. Surat undangan rapat dapat disusun dalam bentuk surat perihal ataupun surat berjudul

2.  Ruang rapat

          Penataan ruang rapat sangat mempengaruhi jalannya rapat. Penataan ruang rapat meliputi penataan meja dan kursi yang digunakan untuk peserta maupun pemimpin rapat. Selain itu juga meliputi penerangan,ventilasi udara,dan fasilitas lainnya. Bentuk tata ruang rapat yang baik ialah yang dapat mewujudkan terjadinya komunikasi dua arah,sehingga komunikasi dapat berjalan dengan lancar.

a.       Bentuk lingkaran untuk 8 orang

b.      Bentuk persegi

1). Untuk 6 orang

2). Untuk 10 orang

3). Untuk 20 orang

c. Bentuk setengah lingkaran

d. Bentuk huruf Tuntuk 28 orang

e. Bentuk huruf V untuk 20 orang

f. Bentuk perahu untuk 28 orang

g. Bentuk kelas atau klasikal untuk 24 orang

h. Bentuk huruf U untuk 50 orang

i. Bentuk aula atau bioskop untuk 63 orang

Penataan bentuk ruang rapat terutama penataan meja dan kursi dapat disesuaikan dengan besar kecilnya ruang yang digunakan dan jumlah peserta rapat atau para tamu undangan.

3.  Persiapan akomodasi

          Apabila rapat yang diadakan memerlukan waktu yang lama dan peserta rapat ada yang berasal dari berbagai kota, maka yang perlu dipersiapkan selain undangan dan ruang rapat adalah keperluan akomodasi.Akomodasi meliputi: Penginapan,transportasi,konsumsi dan kelengkapan lainnya.Persiapan akomodasi ini hendaknya disesuaikan dengan kedudukan peserta rapat atau yang pantas agar peserta rapat tidak merasa kecewa sehingga rapat berjalan dengan lancar dan menghasilkan keputusan yang baik.

4.  Persiapan materi/bahan rapat

Persiapan materi atau bahan rapat ini meliputi:

a.    Daftar presensi peserta rapat .

b.    Menyusun acara rapat.

c.    Mempersiapkan konsep materi persoalan/masalah yang akan dibahas dalam rapat.

d.    Alat tulis dan perlengkapan lainnya.

e.    Notula rapat.

5.  Konsumsi

Banyak orang menganggap remeh tentang makanan dan minuman yang perlu dipersiapkan dalam rapat. Akan tetapi pengalaman membuktikan pelayanan yang baik mengenai makanan dan minuman sangat membantu kelancaran rapat. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam menyajikanmakanan dan minuman dalam penyelenggaraan rapat adalah kandungan gizi, apabila konsumsi berwujud instan lihat tanggal kadaluwarsanya. Macam konsumsi yang disajikan juga tergantung pada anggaran yang tersedia, jumlah peserta rapat, lamanya rapat berlangsung, tamu undangan  dan lain sebagainya. Apabila rapat berlangsung melebihi jam makan siang, maka tentu saja disediakan juga makan siang, jadi tidak hanya snack saja.

6.   Kesehatan

Khusus untuk rapat yang waktunya lama,melebihi satu hari perlu dipersiapkan juga hal-hal yang berhubungan dengan kesehatan para peserta rapat. Untuk menjaga kestabilan,kesehatan perlu diperhatikan jangan sampai  ada peserta rapat yang menderita sakit. Untuk mencegah hal itu maka sebaiknya ada petugas pelayanan kesehatan ,apalagi jika rapat berlangsung hingga beberapa hari. Sebagai contoh pada sidang anggota MPR dan DPR.

Persiapan dan penyelenggaraan rapat/diskusi:

1)    Undangan rapat

          a. Hari,tanggal

          b. Tempat rapat

          c. Bahan yang dibahas

          d. Buku referensi

2) Ruangan rapat

          a. Lay out ruangan rapat

          b. Lampu penerangan,sound system

          c. Papan tulis/OHP

3) Perlengkapan /alat tulis

          a. Stopmap serta isinya

          b. Mesin tik,mesin stensil

          c. Kertas karbon,pensil,pena

4)  Akomodasi

          a. Penginapan/mess/asrama

          b. Perlengkapannya

5) Kesehatan

          a. Ruang kesehatan

          b. Juru rawat/dokter

6) Minuman/snack

          a. Faktor kesehatan,kebersihan

          b. Cara-cara penyajian

E. Agenda Rapat

Setiap akan mengadakan rapat, pengurus ataupun ketua rapat terlebih menentukan permasalahan yang akan dibahas. Materi yang akan dibahas/dibicarakan dalam rapat. Dengan melihat permasalahan pokok (general topic) diharapkan peserta rapat dapat termotivasi untuk memberikan pendapat, saran, ide maupun gagasannya, apalagi peserta rapat mengetahui permasalahan khususnya (spesific topic). Agenda rapat ini disampaikan sebelum rapat dimulai.