analisis sistem administrasi perkantoran

Pada dasarnya, proses pemecahan masalah diterapkan pada sistem kantor administrasi (AOS). Dalam siklus ini, enam kegiatan dilakukan dalam urutan sebagai berikut:

1. Sebuah permintaan telah diterima dari departement untuk studi sistem nya, atau di kantor kecil, manajer kantor meminta pekerja untuk bertanggung jawab mempelajari salah satu sistem kantor.
2. Melakukan survey dalam sistem ini.
3. Data yang dikumpulkan tentang sistem ini dianalisis untuk menentukan seberapa baik sistem ini untuk obyek pertemuan.
4. Meningkatkan sebuah sistem untuk dirancang dan diujikan.
5. Desain sistem diinstal (dimasukkan ke dalam operasi)
6. Sistem ini kemudian dievaluasi dan kelemahan operasi dikoreksi.

Ruang lingkup kegiatan yang terlibat dalam studi ini adalah sistem yang sangat komprehensif karena sifat kompleks kebanyakan organisasi. Dalam studi tersebut, manajer kantor pertama mengidentifikasi semua elemen dasar dalam sistem - pribadi, sumber daya fisik, termasuk, peralatan, mesin, dan perlengkapan; bentuk dan catatan yang berhubungan yang diperlukan untuk operasi AOS;data yang akan diproses, dan berbagai jenis kontrol . Selanjutnya, manajer kantor menentukan bagaimana elemen ini berinteraksi dalam lingkungan kerja dalam rangka untuk memperbaiki sistem yang diteliti.

Dalam bab ini, dasar-dasar analisis sistem dieksplorasi pertama. Dengan pendekatan umum sebagai latar belakang, bidang utama penelitian sistem yang disorot. Setelah studi selesai, sistem yang baru direvisi (atau sistem yang sama sekali baru dalam beberapa kasus) harus secara resmi dikomunikasikan ke departemen sebelum sistem dapat diinstal.

Beberapa cara dari berkomunikasi perbaikan sistem sebagai berikut:

1. PROSES ANALISIS SISTEM

Analisis sistem adalah memutuskan apakah kita melakukan hal yang benar daripada melakukan hal yang tepat. Pemikiran di balik filosofi sistem penting adalah didasarkan pada dua istilah yang digunakan untuk menjelaskan persyaratan umum untuk sistem operasi dengan benar. Seperti sistem harus efektif dan efisien pada saat yang sama. Sementara banyak orang dapat menggunakan istilah-istilah ini secara bergantian, dalam lingkaran sistem kata-kata ini memiliki makna yang berbeda tetapi terkait erat bila digunakan dalam mengevaluasi operasi dari suatu sistem.

Sebuah sistem yang efektif jika benar-benar melakukan hal yang benar yaitu, memproduksi kuantitas yang diinginkan dan kualitas barang atau jasa (output) dengan nilai output melebihi biaya yang terlibat dalam masukan dan langkah-langkah proses siklus sistem . Sebagai contoh, biaya yang terlibat dalam memperoleh tenaga kerja, ruang, tanaman, perlengkapan, dan data operasi yang diperlukan (biaya input) ditambahkan ke biaya yang terlibat dalam tahap pengolahan (komputasi, manufaktur, atau terkait "transformasi" operasi). Jika total biaya lebih rendah dari nilai output (mobil baru, polis asuransi, atau surat diketik), sistem ini dianggap efektif.

Di sisi lain, sebuah sistem adalah efisien

ketika dinilai akan beroperasi secara ekonomis; atau, seperti yang disebutkan sebelumnya, melakukan hal yang tepat. Biasanya tiga faktor yang dipertimbangkan dalam mengevaluasi efisiensi sistem: waktu, kehandalan, dan biaya. Dalam pengertian ini, waktu kembali dengan jumlah menit, jam, hari, minggu, bulan, atau tahun yang diperlukan untuk melengkapi persyaratan output dari sistem. Keandalan adalah mengukur efisiensi digunakan untuk menentukan keakuratan dari sistem, yaitu, kebebasan dari kesalahan. Biaya mengacu pada dolar yang dihabiskan untuk semua komponen yang diperlukan untuk mengembangkan dan mengoperasikan sistem. Faktor biaya biasanya menerima perhatian yang paling dalam studi sistem sejak manajer departemen upah pertempuran terus "hidup" dalam anggaran operasi mereka.

1. Pendekatan Umum Analisis Sistem

Semua sistem yang dianalisis dalam rangka memenuhi salah satu tujuan umum: untuk memecahkan masalah ini dan mencegah terjadinya masalah untuk diantisipasi. Analis menemukan bahwa masalah terjadi pada salah satu fase dari sistem dasar .Namun, masalah yang paling terjadi selama dua tahap sistem: (1) pada tahap masukan, ketika masalah dilaporkan kepada personel sistem dari sistem lain dalam organisasi, dan (2) pada tahap umpan balik, ketika tingkat kuantitatif dan kualitatif output gagal untuk memenuhi standar kinerja yang diharapkan. Dalam kedua situasi, masalah administrasi yang sama diakui umum adalah: personil kinerja atau tingkat operasional unsur-unsur lain dalam sistem tidak memenuhi tujuan sistem. Kesenjangan antara kinerja aktual dan kinerja yang diharapkan dengan demikian mewakili tingkat atau keparahan masalah.

1. Bentuk Dasar Sistem Perbaikan

Dalam rangka untuk memahami bagaimana pendekatan sistem yang diterapkan pada perbaikan sistem,sebuah bentuk dasar dari proses perbaikan dapat digunakan. Berfungsi sebagai pondasi untuk sebagian besar pekerjaan yang terlibat dalam analisis sistem. Pada kesempatan bagaimanapun, sebuah departemen di sebuah perusahaan indra kebutuhan untuk menciptakan sistem yang sama sekali baru. Ketika kondisi ini ada, bentuk dasar yang diubah sedikit.

2. Sistem yang ideal

Tersirat dalam bentuk dasar untuk sistem perbaikan adalah konsep sistem yang ideal. Dalam sistem semacam itu, personil tampil di tingkat puncak; mesin berfungsi dengan baik dan, dengan perawatan yang tepat, tidak tunduk pada kurangnya waktu; bentuk dan laporan yang dirancang dengan baik dan fungsi seperti yang direncanakan; data yang tersedia sesuai kebutuhan; kontrol efektif mengatur sistem sesuai dengan rencana, dan biaya operasi diminimalkan. Namun, dari sudut pandang konseptual, itu bermanfaat kepada staf sistem untuk memiliki sistem idealis sebagai model. Seperti penyediaan target dalam pengertian direksi dan motivasi untuk staff administrasi dalam  analisis,desain dan instal dengan kualitas yang tinggi jika tidak ada model.

3. Sistem dunia nyata yang efektif

Sistem personel adalah orang-orang berpikiran praktis yang mengakui bahwa sistem yang ideal tidak dapat dicapai. Apa yang dapat dikembangkan adalah sistem dunia nyata yang efektif yang memberikan layanan terbaik kepada departemen bersangkutan tetapi tunduk pada batasan-batasan tertentu. Sebagai elemen utama dalam sistem, manusia adalah rentan terhadap kelelahan dan ketidakpuasan pada pekerjaan. Mesin , tidak seperti orang, tidak menjadi kelelahan atau tidak puas tetapi tunduk pada waktu karena kurangnya pelayanan. seperti  kesalahan manusia ceroboh, ketidaktepatan, atau ketidakpedulian, formulir dan laporan yang sering digunakan dalam cara yang tidak efektif. Data dapat diterima terlambat atau dikirimkan kepada pihak-pihak yang salah, yang mengakibatkan kegagalan untuk memenuhi tenggang waktu pelaporan, sehingga menunda pengambilan keputusan bisnis. Kontrol, meskipun dirancang dengan baik, tidak dapat dipahami atau lebih buruk lagi, tidak dapat diberlakukan. Jadi, standard dalam melakukan pekerja, kuota, anggaran, program komputer, dan lainnya AOS tidak berfungsi dengan baik. Dalam kondisi seperti itu, biaya operasi  meroket  di AOS.

Kompleksitas menganalisis dan merancang sistem bebas masalah, banyak sebagai salah satu cerminan pada situasi khas yang sering menimbulkan sebuah perusahaan dikelola dengan baik. Karena ruang lingkup mereka serta kedalaman mereka, sebagian besar sistem staf, yang bekerja dengan departemen pengguna, mengembangkan daftar dari semua fase yang dikenal dari daftar problem.dari sistem seperti itu, rencana sudah diatur dimana setiap fase spesifik dari masalah adalah belajar, dimulai dengan yang paling penting. Biasanya ini adalah fase di mana biaya yang paling dikeluarkan atau di mana kerugian keuangan terbesar dapat diwujudkan.

2. Model Analisis Sistem

1. Model penyederhanaan kerja

Model penyederhanaan kerja menggambarkan seperangkat pedoman umum untuk menganalisis sistem. Konsep penyederhanaan kerja adalah filosofi dasar bahwa semua operasi kerja dapat menjadi cara yang lebih baik untuk melakukan setiap tugas.

Dasar model penyederhanaan kerja dapat dinyatakan dalam bentuk pertanyaan dengan kata-kata kunci dikapitalisasi, Ketika program penyederhanaan kerja dimulai di kantor, urutan logis dari langkah ini diikuti dalam rangka untuk memfasilitasi analis mengumpulkan informasi tentang apa pekerjaan yang sedang dilakukan. satu set langkah-langkah berurutan berikut, selama waktu pertanyaan analis di mana dan kapan pekerjaan dilakukan, yang melakukan pekerjaan, dan bagaimana itu dilakukan. Setiap langkah dalam urutan adalah diikuti oleh permintaan untuk alasan eksplisit mengapa pekerjaan dilakukan dengan cara tertentu serta bagaimana hal itu harus dilakukan. Pertanyaan-pertanyaan ini bermaksud untuk mengungkap fakta-fakta yang memiliki bantalan yang paling untuk studi sistem ke diidentifikasi, langkah-langkah teratur, yang membuat masalah pemecahan tugas-tugas lebih mudah untuk menyelesaikan.

Dengan waktu yang cukup, kesabaran, dan perhatian terhadap detail, analis dapat mengidentifikasi pertanyaan-pertanyaan dasar yang memerlukan jawaban jika sistem ini adalah untuk ditingkatkan. Seperti peningkatan hasil yang lebih baik, lebih cepat, lebih nyaman, lebih sederhana, dan metode yang kurang mahal dari melakukan pekerjaan.Sebuah diskusi tentang teknik yang digunakan dalam pekerjaan.

2. Model analisis input-output

Analisis Input-output  umumnya berlaku untuk perbaikan semua jenis sistem operasi. Jadi model analisis input-output melengkapi metode umum untuk menganalisa setiap fase dalam AOS.. Dalam analisis sistem seperti itu, analis harus menentukan persyaratan untuk memuaskan kebutuhan dari masing-masing fase dalam sistem. Persyaratan ini meliputi:

1. Tujuan Pengguna: membayar cek yang tersedia setiap hari Jumat siang, semua pemeriksaan dan catatan terkait siap diteliti; keamanan dan privasi cukup dipertahankan selama catatan penggajian.
2. Persyaratan Keluaran: sama sebagai tujuan pengguna. di samping itu, salinan catatan   penggajian dimasukkan kembali ke dalam sistem penggajian untuk digunakan dalam menghitung siklus berikutnya dari gaji dan penggajian terkait dan catatan pajak.
3.  Persyaratan Masukan: data relevan (jam kerja-reguler dan dari waktu ke waktu-    tingkat upah, pemotongan, dan informasi penggajian lainnya), dan peralatan atau perlengkapan yang tepat, prosedur, dan jadwal.setiap kerja harus disediakan cukup awal di hari kerja untuk menyelesaikan output memerlukan tepat waktu. Masing-masing harus disiapkan cukup terlebih dahulu di minggu kerja untuk melengkapi syarat output tepat waktu.
4. Persyaratan proses: prosedur manual atau program komputer yang mengubah data sistem penggajian ke dalam output yang diperlukan.
5. Feedback: Sebuah catatan dari gaji output atau suatu koreksi diproses dan rekaman terkait, seperti pernyataan laba atau seperti pengembalian ke dalam sistem untuk digunakan dalam menghitung cek pembayaran dalam periode pembayaran berikutnya.
6. Kontrol: Memastikan bahwa sistem beroperasi dengan benar dengan: (a) memeriksa pada ketelitian dari data input, (b) pengujian program komputer atau prosedur manual, (c) memantau waktu kedatangan dari data penggajian, (d) menyediakan keamanan lebih dari gaji sampai dikirimkan kepada para pekerja dan (e) memelihara satu set lengkap dari semua catatan prosedur dalam setiap siklus operasi sistem penggajian itu.

Jika masing-masing persyaratan bertemu, output akan akurat dan dapat diandalkan.dengan demikian, pengguna akan memiliki iman dalam sistem yang telah menunjukkan efektivitas dan efisiensi.Sementara model analisis input-output yang berkisar diseluruh tahapan-tahapan dalam sistem, seperti analisis yang dilakukan oleh personil sistem yang menggunakan teknik apapun yang tersedia untuk memecahkan poblem. Dengan demikian, analis mengajukan pertanyaan penuh arti (digambarkan dalam model simpllification kerja) dalam rangka untuk mendapatkan wawasan ke dalam operasi setiap fase dari sistem (seperti yang ditunjukkan dalam model analisis input-output). Pada kenyataannya, kedua model yang dibahas dalam bagian ini dapat digunakan sebagai suplemen yang lain, agar analisis sistem sebagai menyeluruh mungkin.

3. Alat Komunikasi Sistem

Karena dalam jumlah besar yang melibatkan detail dalam menganalisis AOS, cari analis yang ringkas, mengerti metode mengorganisir dan mengkomunikasikan operasi rinci dari sistem yang sedang dipelajari. Setiap grafik sistem yang umum digunakan adalah didefinisikan dalam bagian ini bersama dengan diskusi penggunaan tabel keputusan.

1. Grafik Sistem

Grafik system  adalah perangkat grafis yang digunakan untuk melukiskan atau sistem yang diusulkan, termasuk arus informasi dan berbagai elemen yang diperlukan untuk mengoperasikan sistem. Grafik membantu analis untuk menampilkan informasi dengan jelas dan departemen pengguna untuk memahami masalah dalam sistem yang sekarang serta solusi yang diajukan.Analis sistem memulai studi dengan membiasakan diri dengan seluruh organisasi dan memeriksa secara rinci bagian tertentu dari organisasi untuk dipelajari. Jika tidak ada bagan organisasi, analis harus mempersiapkan satu yang menunjukkan rencana hadir organisasi dan peran departemen untuk dipelajari.

Banyak jenis sistem grafik yang tersedia, tergantung pada kebutuhan informasi dari analis. Sebagai contoh, diagram alur digunakan untuk menunjukkan urutan langkah yang logis yang terlibat dalam aliran kerja, biasanya dalam sistem manual. Bentuk grafik distribusi menelusuri aliran bentuk dan dokumen terkait berpikir departemen yang diteliti. Sistem grafik juga berguna dalam mempelajari sistem otomatis.

2. Tabel Keputusan

Tabel keputusan adalah alat untuk menyajikan logika dan operasi sequetial dalam sistem dengan menunjukkan tindakan apa yang harus diambil untuk memenuhi setiap kondisi informasi terkait. Tabel keputusan yang asli dirancang untuk menggambarkan logika program penemuan komputer, namun juga berguna dalam studi sistem lain. Jenis alat sistem ini digunakan dalam situasi di mana logika dan aliran sekuensial data tidak dapat dengan jelas diwakili pada grafik. Tabel keputusan berfungsi untuk mempermudah mengikuti perangkat komunikasi untuk kedua staf sistem dan personil non-teknis di departemen pengguna.

Sebuah tabel keputusan mungkin sangat sederhana dan hanya menjelaskan beberapa kondisi, atau mungkin melibatkan puluhan atau bahkan ratusan langkah. Tabel keputusan dasar dibagi menjadi empat bagian:

1. Bagian kondisi yang menetapkan dalam pertanyaan eksplisit atau tersirat bentuk kondisi yang mungkin ada dalam sistem.
2. Bagian tindakan  yang daftarnya akan diambil untuk memuaskan setiap kondisi.
3. Catatan bagian kondisi, atau seperangkat aturan, yang menyediakan jawaban ("ya," tidak, "tidak berlaku") untuk pertanyaan-pertanyaan dalam bagian kondisi.
4. Entri tindakan bagian yang menunjukkan dengan tindakan yang sesuai X yang dihasilkan dari jawaban masuk dalam kondisi - bagian entri.

2. STUDI UTAMA DALAM SISTEM ADMINISTRASI KANTOR

Menganalisa dan memperbaiki AOS mungkin meliputi semua atau hanya sebagian dari elemen yang membentuk sistem. Tergantung pada ketersediaan staf dan waktu yang diperlukan dan dana, hal-hal yang dapat dilakukan  dalam studi utama di AOS sebagai berikut:

1. Tindakan pekerjaan

2. Penggunaan ruang

3. Bentuk dan dokumen terkait

4. Kinerja personil

5. Penggunaan peralatan

6. Penjadwalan kerja

7. Biaya operasi AOS

1. Studi Arus Kerja

Dalam analis alur kerja, originasi dan distribusi dokumen dan operasi klerikal yang diperlukan untuk memproses informasi yang dipelajari. Masing-masing subsistem dalam AOS menggunakan satu set dokumen kunci di mana pekerjaan berpusat. Sebagai contoh, dalam sistem pembelian, pekerjaan melibatkan berasal bentuk permintaan, yang dikirim oleh departemen meminta kepada departemen pembelian untuk persetujuan. Selanjutnya, pengiriman pembelian dalam jumlah banyak dibuat dan didistribusikan ke berbagai departemen di perusahaan, seperti akuntansi dan menerima, dan vendor untuk mengisi pesanan. Kedua departemen internal harus menunggu diterimanya item dipesan dari vendor sebelum pembayaran terakhir dilakukan.Untuk mendokumentasikan alur kerja yang terlibat dalam sistem yang khas, analis mempersiapkan aflow diagram proses yang mencatat setiap langkah dalam sistem

Masalah-masalah khas yang dapat diungkapkan dalam sebuah studi dari diagram alir proses penundaan yang tidak semestinya termasuk dalam mentransfer kerja antara lembar kerja; terlalu banyak duplikasi usaha di lembar kerja, seperti dua operasi terpisah untuk memverifikasi total pada faktur; bentuk duplikat dan lembar kerja; terlalu banyak perjalanan atau transportasi waktu dari satu lembar kerja ke depan, dan tugas kerja yang tidak adil yang menyebabkan seorang pekerja terbebani untuk menunda pemrosesan informasi.

2. STUDI PENGGUNAAN RUANG

Tata letak fisik dari kantor yang efisien dibangun di sekitar aliran utama dari pekerjaan, dengan tempat kerja diatur untuk meminimalkan kemunduran dan gerakan sia-sia. Juga, aspek ergonomis gabungan dari lingkungan harus dipelajari, karena faktor-faktor lingkungan secara langsung mempengaruhi cara di mana ruang yang digunakan.

Selain studi ergonomis ruang kantor, perlu untuk memberikan perhatian pada aliran dan frekuensi gerakan dari masing-masing bentuk dan para pekerja yang transportasi catatan seluruh kantor. Hal ini dapat dicapai dengan mempelajari tata letak kantor, menyiapkan terpisah sebelum dan sesudah tata letak grafik untuk setiap sistem yang penting, dan menggambar garis untuk menunjukkan pergerakan berbagai makalah di seluruh organisasi. Kantor tata letak grafik harus disiapkan untuk transaksi dokumen yang sering terjadi. Mempelajari arah dan jarak gerakan di kantor akan menunjukkan gerakan sia-sia dan perlu menarik kembali. Mengukur jarak tempuh sebelum dan sesudah perubahan dalam sistem yang dibuat akan menunjukkan jarak dan waktu disimpan dalam melakukan kegiatan kantor.

3. STUDI BENTUK

OM harus tetap waspada dengan kebutuhan untuk mengidentifikasi jumlah bentuk dan jumlah salinan formulir masing-masing jika kertas ini untuk memberikan layanan maksimal kepada sistem catatan. Pendekatan sistem analis mempelajari formulir yang digunakan dengan mengumpulkan salinan dari semua bentuk kunci di dalam sistem. Dengan informasi ini di tangan, adalah mungkin untuk mulai menganalisis kebutuhan untuk setiap salinan setiap bentuk. Umumnya pengguna dari bentuk-bentuk di semua departemen terkait diminta untuk membenarkan penggunaan semua bentuk. Pedoman untuk mempelajari aspek analisis bentuk-bentuk yang termasuk dalam bagian, "prinsip-prinsip manajemen Formulir," .Seorang analis dapat mendekati sebuah studi dari alur kerja dari keuntungan poin banyak. Selain lingkup sumsum (dengan sebuah departemen), analisis organisasi-lebar atau multidepartment seperti sistem dapat dilakukan.

4. STUDI KINERJA PERSONIL

Orang adalah elemen paling penting dalam AOS, maka sebuah studi kinerja personil harus menerima prioritas tertinggi. Terlepas dari seberapa baik unsur-unsur lain dalam sistem yang direncanakan seperti mesin, furnitur, bentuk dan ruang-sistem tidak akan tampil baik jika orang yang ditugaskan untuk melakukan pekerjaan dan mampu melakukan dalam motivasi rendah atau hanya menolak untuk melakukan keadilan di hari kerja.

Tiga aspek yang paling penting unsur manusia dalam sistem adalah (1) kebutuhan dan keterampilan pekerja individual, (2) sifat dan distribusi tugas yang dilakukan oleh pekerja, dan (3) kualitas pengawasan.

1. Analisis Tugas

Analisis tugas adalah teknik sistem yang digunakan oleh para analis dan pekerja personil untuk menentukan "siapa yang melakukan pekerjaan apa ". Analisis tugas  tidak harus bingung dengan analisis pekerjaan dibahas sebelumnya. Analisis tugas berfungsi sebagai dasar deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan berkembang dan dengan demikian merinci persyaratan yang dibuat oleh pekerjaan di pekerja. Umumnya kontribusi unsur manusia terhadap kinerja total sistem ditentukan oleh orang-orang melakukan tugas-tugas dalam sistem.

Sebuah tugas adalah unit ditentukan (atau bagian) dari pekerjaan. Dalam AOS , tugas dapat dibagi menjadi lima operasi produktif:

1.Masukan tugas yang berhubungan untuk menerima dan merekam data

2.Pengolahan tugas di mana data yang dikonversi ke bentuk yang diperlukan untuk output
3.Tugas melibatkan menyimpan dan mengambil data

4. Pengendalian tugas, seperti memverifikasi atau proofreading

5. Tugas dirancang untuk mempersiapkan informasi untuk transmisi bagi mereka yang harus

menggunakannya.
Selain itu, ada operasi produktif, seperti rute transportasi yang terlalu panjang; waktu yang dihabiskan dalam menciptakan, pengolahan, dan pengajuan catatan tidak dibutuhkan, dan jumlah berlebihan supervisor.

Dengan menyelesaikan tugas bagan daftar tugas yang dilakukan oleh setiap pekerja, dan analis mampu mengkonfirmasi tugas produktif (mereka nilai tambah ke sistem) serta tugas produktif (mereka nilai tidak memberikan kontribusi ke sistem). Namun hal ini mungkin termasuk kategori yang terakhir tugas-tugas seperti pengawasan, dokumen transportasi, dan koreksi kesalahan, yang dianggap perlu dalam beberapa kasus. Meskipun tugas-tugas yang diperlukan agar pekerjaan diproses dengan benar, dan jumlah tugas produktif sebagai persentase dari tugas sistem total harus diadakan untuk minimum.

2. Distribusi Kerja

Grafik distribusi kerja dipersiapkan dalam rangka untuk mengidentifikasi dan mengklasifikasikan tugas utama dari semua pegawai di kantor. Analis dapat memberitahu berapa banyak unit kerja yang diproduksi dan berapa banyak waktu yang dihabiskan pada setiap jenis kegiatan untuk ketiga panitera. Dengan jenis informasi ini, analis dapat memperoleh jawaban atas pertanyaan seperti:

1. Berapa banyak waktu masing-masing pegawai (serta pegawai) pengeluaran pada setiap

jenis tugas?

2. Apakah kelompok menghabiskan terlalu banyak waktu pada tugas-tugas penting atau pada pekerjaan yang relatif tidak produktif?

3. Apakah pembagian tugas yang cukup ditugaskan, atau tugas-tugas lebih menguntungkan diperlukan untuk pekerja tertentu?

4. Dengan cara apa tugas pekerja diatur kembali sehingga kinerja secara keseluruhan dapat diangkat dan biaya operasi diturunkan?

5. Berapa banyak waktu yang belum ditemukan?

Selanjutnya, analis membandingkan dengan cara diamati atau dilaporkan dari masing-masing pegawai melakukan pekerjaan terkait.Untuk mengevaluasi tugas, perhatikan rasio waktu yang digunakan untuk operasi produktif, dan menentukan tingkat di mana pekerjaan dilakukan (seperti menghitung dari angka kerja-hitungan). Untuk setiap tugas yang dilaporkan pada grafik distribusi kerja, analis dapat mengklasifikasikan operasi sebagai input, pemrosesan, output, atau beberapa kategori sistem lain dengan reffering kembali ke tugas yang sesuai grafik. Dengan informasi ini, analis dapat menentukan apa kategori operasi adalah waktu yang paling menempati.

5.  Studi Penggunaan Peralatan

Karena terus meningkat tenaga kerja pf biaya, OMS menempatkan banyak penekanan pada penggunaan efektif yang hemat tenaga kerja peralatan di kantor. Sebuah analisis dari peralatan  mungkin penggunaan menjadi bagian dari studi sistem yang lebih luas, seperti aliran kerja total, atau penggunaan peralatan dapat dipelajari secara terpisah.

Kebanyakan mulai pembelajaran penggunaan peralatan dengan identifikasi penampilan.sejak berbagai tugas ini telah dicapai, analis berusaha untuk mengetahui yang mana dari operasi administrasi utama  dilakukan dengan cara manusia dan yang dilakukan sebagian atau seluruhnya dengan mesin.

Penggunaan mesin dalam melakukan operasi administrative mungkin mampu menghemat biaya dan mereka harus mendapatkan kelipatan keuntungan. Disamping itu,produk output dengan mesin terbaca biasanya lebih rapi dan lebih akurat dari pada produk dengan cara manusia. Untuk banyak aplikasi, seperti menghitung, mesin jauh lebih cepat daripada pekerja, dan melakukan volume yang lebih besar karena informasi dapat ditangani dalam periode waktu penyortir.banyak pekerjaan dalam sistem akuntansi adalah rutin dan berulang-ulang, dan meminjamkan itu sendiri untuk penggunaan standarisasi mesin proses. Sebagai kekuatan meningkatkan  mesin, ukuran mereka menurun, dan pertumbuhan operasi mereka lebih tenang.Oleh karena itu ruang kantor yang berharga disimpan,dan kebutuhan untuk menginstal bahan akustik mahal berkurang. Studi kelayakan memberikan kriteria untuk pemilihan mesin serta beroperasi di informasi tentang sistem di mana mesin yang digunakan. Terlepas dari jenis apa atau tingkat mesin yang digunakan dalam sistem, OM atau analis sistem yang bertugas mempelajari penggunaan mesin harus mencoba untuk banyak manfaat dari perangkat keras yang tersedia dengan tugas-tugas yang akan dilakukan. Jika tujuan da pat dicapai, mesin dapat membantu untuk menyediakan cara yang efisien dalam melakukan pekerjaan kantor.

6. Studi Penjadwalan Kerja

Salah satu elemen yang paling penting dari kontrol dalam sistem waktu, sebagai aksioma bisnis untuk mempertahankan, "Waktu adalah uang." semua jam kerja yang ditujukan untuk pekerjaan administrative sangat mahal karena penelitian menunjukkan bahwa waktu kerja secara konsisten,faktor yang paling mahal dalam memproduksi layanan administratif. Demikian, waktu yang digunakan dalam operasi AOS harus hati-hati dikelola.

Kunci keberhasilan AOS adalah (1) penjadwalan teknik yang membantu untuk mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dan (2) konsep manajemen waktu, yang berusaha untuk mengurangi jumlah waktu yang diperlukan oleh individu dalam melakukan pekerjaan mereka ditugaskan .

Masalah yang paling utama dalam sistem operasi adalah mengkoordinasikan aliran bahan, energi dan informasi melalui periode waktu untuk mencapai output yang diinginkan, sesegera mungkin. Aliran factor ini harus teratur, logis dan tidak terputus.

Bagan PERT sederhana dapat dibangun di belakang untuk perhitungan mental analis system atau OM bila kurang maka seratus kegiatan yang terlibat.ketika lebih menyelesaikan proyek seperti pembangunan jalan raya utama dalam sistem antarnegara, harus memetakan, menggunakan program yang ditulis khusus untuk PERT.

PERT membantu para manajer kontrol AOS dalam  penyelesaian proyek penting dan dengan demikian menghemat uang. (Catatan, bagaimanapun, bahwa 5 persen diperkirakan dari total biaya proyek sering dihabiskan untuk metode penjadwalan kencang dan lainnya, dengan demikian, teknik ini tidak gratis). PERT juga berguna dengan proyek yang melibatkan banyak kegiatan membentang di atas periode tahun. Namun, teknik panggilan untuk perkiraan waktu yang realistis komplikasi diharapkan. Tanpa wawasan tersebut, PERT tidak berguna.

7. Studi Biaya Administrasi

Pentingnya pengendalian biaya ini juga diakui oleh sebagian OMS. Namun, pada waktu beberapa manajer menjadi begitu sibuk dengan memotong biaya bahwa mereka jatuh memahami tujuan sesungguhnya dari AOS (tujuan efektivitas). Sistem tersebut dapat memenuhi tujuan luas mereka,pelayanan kepada organisasi , jika mereka memberikan tingkat yang diperlukan pelayanan kepada pengguna. demikian, manajer tidak harus jatuh kedalam perangkap mencapai biaya yang lebih rendah yang sayangnya berakibat pada layanan standar. Tujuan biaya yang paling dasar  harus untuk mengurangi biaya tanpa merusak layanan.

Kebutuhan untuk mengendalikan biaya telah menjadi tema terus sepanjang buku ini.berkala, penekanan ini telah mengambil bentuk contoh-contoh kongkrit yang menunjukkan bagaimana biaya administrasi OM dapat dikendalikan setelah berbagai unsure biaya telah menunjuk keluar. Penekanan biaya tersebut dimaksudkan untuk mengembangkan biaya "hati nurani" yang kuat dalam setiap pekerja, yang merupakan dasar dari semua program pengendalian biaya yang efektif. Sebagai contoh, banyak manajer yang prihatin tentang "pencurian waktu" atau waktu yang hilang (waktu makan siang yang lama, bisnis pribadi selama jam kerja, keterlambatan dan keberangkatan awal untuk bekerja), yang studi menunjukkan rata-rata empat jam dan lima menit mingguan. waktu yang hilang memiliki arti besar untuk produktivitas kantor serta control anggaran biaya, fokus utama dari bab dua yang terakhir dalam buku teks,masing-masing.

8. Studi lain di Sistem Administrasi Perkantoran

Beberapa jenis lain dari studi yang dilakukan oleh masalah sistem, keterampilan dan sumber daya yang tersedia untuk perusahaan.seperti penelitian yang luas dari organisasi perusahaan, yang berkonsentrasi pada struktur perusahaan dan tanggung jawab yang komprehensif ditugaskan untuk setiap divisi, dan studi yang lebih terbatas pada lingkup, seperti ekonomi gerak, di mana berbagai gerakan tangan kanan dan tangan kiri dianalisis agar gerakan paling sedikit melelahkan dan sedikit yang diadopsi oleh pekerja.

Studi tempat kerja juga dapat dilakukan sehingga kondisi ergonomis yang tepat, seperti ketinggian  yang nyaman dari kursi dan meja, dan dirancang dengan baik peralatan dapat terjamin. Kualitas program pengendalian dalam terhenti di beberapa pusat-pusat pemerintahan yang berusaha untuk menghilangkan masalah berikut: (1) bekerja salah atau tidak akurat, (2) tidak bekerja menarik; (3) bahan dan waktu yang terbuang; dan (4) pengolahan biaya dari pekerjaan diperlukan karena kesalahan. Dorongan utama dalam program-program seperti untuk memberikan pelatihan yang memadai dari para pekerja sehingga kesalahan dicegah sehingga tidak perlu dikoreksi.

Studi lebih canggih dari sistem melibatkan komputer dan teknik operasi penelitian. Dalam riset operasi (OR), metode matematika dan ilmiah lanjutan dari analisis yang digunakan untuk memperoleh solusi terbaik untuk pengambilan keputusan masalah dalam sistem yang kompleks. Studi tersebut membutuhkan pendekatan tim yang menggunakan orang-orang dari bidang matematika, statistik, ekonomi, akuntansi, dan ilmu komputer dalam rangka merumuskan suatu model sistem yang diteliti. Sebuah Model konseptual merupakan gambaran sederhana dari sistem biasanya diatur  dari sebuah persamaan matematika yang berisi semua faktor kepentingan utama untuk masalah ini. Setelah model yang dikembangkan dapat diuji untuk melihat seberapa baik jawaban atas pertanyaan yang akan ditanyakan dari sistem dunia nyata.

Simulasi merupakan teknik dasar untuk menciptakan model menciptakan sebuah model dari sistem teal-dunia. Terlibat dalam penggunaan simulasi adalah identifikasi program alternatif tindakan yang perlu dipertimbangkan untuk memaksimalkan keuntungan dan meminimalkan biaya setelah mempelajari berbagai sumber daya yang tersedia. Sebuah sistem pendaftaran perguruan tinggi memoles suatu contoh yang baik dari proses yang mungkin efektif mensimulasikan. Umumnya pendaftar perguruan tinggi adalah kornet dengan memaksimalkan kinerja untuk semua sumber daya (karyawan dan supervisor, ruang, mesin dan peralatan, program komputer dan prosedur operasi, dan waktu). Pada saat yang sama, seperti administrator yang tertarik dalam meminimalkan biaya operasi total. Untuk sampai pada sebuah situasi yang optimal, petugas berusaha untuk menentukan campuran terbaik sumber daya untuk setiap tingkat pendaftaran siswa diantisipasi , dengan asumsi tingkat tertentu dari produktivitas untuk sumber daya yang tersedia.

Dengan menggunakan simulasi atau beberapa teknik yang lain, seorang analis dapat memecahkan masalah sistem di atas kertas jauh lebih ekonomis daripada sistem kata real dirancang dan dioperasikan sebelum masalah tersebut diselesaikan. memungkinkan administrator untuk menarik kesimpulan dan membuat prediksi tentang masa depan di banyak wilayah keputusan penting, seperti mengendalikan persediaan, penganggaran modal peramalan kebutuhan sumber daya manusia, dan penjadwalan produksi. Aplikasi dari OR terus berkembang sebagai administrator meningkatkan pengetahuan mereka, dan daerah lain studi yang terkait dengan peningkatan AOS.

3. Merancang dan Menginstal Sisten Perbaikan

Tujuan dari analisis sistem adalah sistem yang sangat produktif adalah sebagai bebas dari kemungkinan masalah. Ketika seorang analis telah menyelesaikan studi dari sistem ini, sebuah versi perbaikan dari sistem yang dirancang dan disajikan dan disampaikan kepada departemen untuk persetujuan pengguna. Departemen pengguna membutuhkan sistem yang memenuhi standar mutu (sistem yang akan menghasilkan produk yang lebih baik atau jasa atau memerlukan bekerja kurang dari sistem sebelumnya) dan beberapa standar kuantitas yang penting. Di antara standar-standar kuantitas pengolahan pendek atau waktu respon, biaya yang lebih rendah dari produksi dan pemeliharaan; kemampuan menangani beban kerja puncak dan peningkatan tingkat produktivitas; dan kesalahan lebih sedikit dan berkurangnya jumlah  istirahat. Akhirnya, sistem yang diusulkan harus menerima penerimaan oleh kedua manajer dan karyawan. Pada kesempatan mungkin ada situasi di mana desain yang diusulkan harus untuk informasi dasar lebih lanjut tentang simulasi dalam manual sebuah sistem komputer. Untuk tahap ini adalah baik, komunikasi akurat-menyajikan kepada pengguna suatu sistem yang didefinisikan dengan jelas dimengerti, target yang terukur dan dalam dari departemen pengguna dapat mengimplementasikan. Untuk tujuan ini, dua jenis tipe sistem dari masing-masing tahap dari yang meliputi (1) memetakan dan bentuk narasi, dan (2) sistem manual yang mengintegrasikan desain baru atau yang ditingkatkan ke dalam sistem operasi saat ini.

1. Mendokumentasikan Sistem Perbaikan

Untuk menggambarkan cara di mana sistem yang disajikan secara resmi disampaikan kepada departemen.

1. Sistem Perbaikan

Dari berbagai grafik yang tersedia, dua khususnya meminjamkan diri untuk memetakan sistem sekarang dan sistem perbaikan yang diusulkan. Masing-masing grafik dapat digunakan untuk menyajikan grafis baik sistem ini dan yang diusulkan dalam bentuk akhir mereka. Melalui analisis sistem, sumber daya utama yang digunakan dalam urutan dan aliran informasi melalui sistem dapat didokumentasikan, yaitu, membuat masalah catatan tertulis pada tabel. Juga, grafik tersebut adalah alat berharga bagi analis sistem dan OM untuk mendidik staf tentang sistem yang ditingkatkan.

2. Menulis Narasi untuk sistem diperbaiki

Sementara grafik yang berguna dalam mendokumentasikan sistem diperbaiki, umumnya mereka tidak menyediakan, spesifik langkah demi langkah detail yang diperlukan untuk mengoperasikan sistem. Untuk tujuan ini, sebuah narasi tertulis diperlukan.Salah satu bentuk yang paling efektif narasi adalah prosedur skrip bermain, dinamakan demikian karena mengikuti format. Jenis daftar sistem komunikasi, berurutan, rinci langkah-langkah yang diperlukan untuk mengoperasikan sistem dan juga menunjukkan siapa yang bertanggung jawab untuk melakukan setiap langkah. Seperti format sederhana adalah mudah untuk kontrak dan memahami, hanya beberapa aturan harus diperhatikan dalam rangka untuk mengembangkan jenis narasi, aturan ini:

1. Jelas sistem identifikasinya
2. Tunjukkan departemen yang bertanggung jawab atau pekerja dalam kolom.
3. Daftar dalam urutan nomor berurutan langkah-langkah yang harus diikuti oleh para pekerja untuk menempatkan sistem ke dalam operasi.
4. Mulai setiap langkah atau tindakan dengan kata kerja , dengan demikian memperpendek dan menyederhanakan bahasa yang digunakan. Hal ini memudahkan beban pembaca.
5. Lihat bentuk-bentuk terkait dan dokumen lainnya pada titik acuan awal.

Meskipun hanya sebagian dari langkah-langkah sistem semua lima aturan untuk membangun sebuah narasi yang efektif diilustrasikan adalah penting , bahwa distribusi bentuk dan narasi pendukung disajikan sebagai satu paket ketika sistem komunikasi ditingkatkan dan dijelaskan kepada semua anggota departemen pengguna. Kemudian perubahan dalam sistem harus tercermin dalam grafik dan narasi bahwa sistem dokumen.

2. Menggunakan Manual

Banyak organisasi merakit semua sistem komunikasi mereka, termasuk narasi dan grafik berkorelasi dengan prosedur, dalam berbagai jenis manual. Media komunikasi tersebut dapat berguna untuk manajer di seluruh perusahaan, karena mereka menyediakan kertas "gambar" dari sistem informasi utama dan arus kerja dalam organisasi. Untuk menjadi berguna, manual ini harus didistribusikan kepada semua departemen pengguna dan secara teratur diperbarui seiring perubahan terjadi dalam sistem.

Sumber : Administrative Office Management.

               Norman F.Kallaus & Lewis B. Keeling,South-Western Publishing Company Ohio,1987.